Должная осмотрительность: что налоговая считает достаточной проверкой

Термина «должная осмотрительность» в Налоговом кодексе нет. Есть статья 54.1, которая запрещает уменьшать налог по операциям, где обязательство исполнено не тем лицом, что указано в договоре. На практике это означает: если ваш поставщик окажется технической компанией, вычет по НДС и расходы по прибыли снимут — если вы не докажете, что выбирали контрагента как разумный участник оборота.

Проверка — это не факт, а документ

Ключевая мысль, которую часто упускают: инспекции важен не сам факт проверки, а её следы. Разговор с менеджером и беглый взгляд в реестр к делу не приложишь. Значит, проверка должна оставлять артефакт с датой — тот, который вы через два года покажете и себе, и проверяющему.

Именно поэтому скриншот страницы реестра работает плохо: на нём не видно, когда он сделан, и подделать его может кто угодно. Ценность имеет документ, который датирован и содержит состав проверенного.

Что имеет смысл собирать

• Регистрационные сведения на дату заключения договора: статус, адрес, руководитель, отсутствие записей о недостоверности.
• Полномочия подписанта: выписка или доверенность, приложенная к договору.
• Способность исполнить договор — то, что налоговая называет коммерческой осмотрительностью: есть ли у контрагента сотрудники, техника, склад, лицензии, опыт похожих работ.
• Деловая переписка и коммерческое предложение: они показывают, что контрагента выбирали, а не «нашли» готовым комплектом документов.
• Финансовое состояние и судебная нагрузка на дату сделки.

Глубина проверки зависит от сделки

Одинаково проверять покупку канцелярии и подряд на сто миллионов бессмысленно. Разумный подход — закрепить во внутреннем регламенте несколько уровней: до какой суммы достаточно базовых сведений из реестра, с какой — полный отчёт, а когда нужны ещё и документы от контрагента (штат, техника, референсы).

Наличие такого регламента само по себе является аргументом: он показывает, что проверка — это процесс, а не разовая реакция на претензию инспекции.

Самая частая ошибка

Проверить один раз при заключении договора и больше не возвращаться. Если отношения длятся годами, состояние контрагента меняется: появляются иски, блокировки, записи о недостоверности, начинается банкротство. К моменту, когда это станет вашей проблемой, «мы проверяли его в 2023 году» уже не аргумент.

Отсюда практика периодической перепроверки ключевых поставщиков — раз в квартал или при каждом крупном платеже, — либо автоматический мониторинг, который сообщает об изменениях сам.

Чего добросовестность не гарантирует

Полный комплект проверок не делает сделку неуязвимой: если работы реально не выполнялись, никакая осмотрительность не поможет. Проверка защищает в другой ситуации — когда операция была настоящей, а контрагент впоследствии оказался недобросовестным. Тогда вопрос стоит ровно так: могли ли вы это знать в момент выбора, и что сделали, чтобы узнать.

Отчёт с датой, составом источников и оговорками о том, что проверить не удалось, можно получить в проверке контрагента по ИНН — и сохранить в PDF вместе с договором.